中國(guó)太平洋學(xué)會(huì)檔案管理辦法
2018-01-06 09:40:20
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中國(guó)太平洋學(xué)會(huì)檔案管理辦法
一、總則
第一條 為加強(qiáng)學(xué)會(huì)檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為學(xué)會(huì)發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
第二條 學(xué)會(huì)檔案，是指學(xué)會(huì)管理以及開展各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 檔案應(yīng)保證文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。檔案管理由學(xué)會(huì)秘書處具體負(fù)責(zé)實(shí)施。
二、文件材料的收集管理
第四條 學(xué)會(huì)及各分支機(jī)構(gòu)各門類檔案做到由專人負(fù)責(zé)、專柜保存。堅(jiān)持每季度收集一次，對(duì)所收集材料進(jìn)行科學(xué)分類，登記入柜。學(xué)會(huì)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。
第五條 學(xué)會(huì)檔案分為文件類、年會(huì)類、綜合類、活動(dòng)類、財(cái)務(wù)類等，采用文書立卷和電子文檔兩種形式進(jìn)行管理保存。財(cái)務(wù)檔案由財(cái)會(huì)人員單獨(dú)整理立卷，其余檔案由秘書處負(fù)責(zé)。
第六條 由幾個(gè)分會(huì)或?qū)I(yè)委員會(huì)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交秘書處備案。
三、歸檔范圍
第七條 凡是反映學(xué)會(huì)相關(guān)活動(dòng)形成的資料、上級(jí)來文與本學(xué)會(huì)活動(dòng)相關(guān)、具有考察利用價(jià)值的各種載體形成的文件材料，均屬歸檔范圍。
1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、學(xué)會(huì)的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書。
3、學(xué)會(huì)的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、學(xué)會(huì)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、學(xué)會(huì)職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
6、學(xué)會(huì)的大事記及反映本學(xué)會(huì)重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
第八條 檔案質(zhì)量總的要求是：歸檔資料應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
第九條 各部門和分支機(jī)構(gòu)文件材料形成后，應(yīng)按要求及時(shí)移交檔案管理人員，按照類別歸檔保存；會(huì)議資料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，由籌備會(huì)議人員，向檔案管理人員移交；音像資料應(yīng)隨時(shí)歸檔。年度檔案應(yīng)于次年4月底前，進(jìn)行分類整理立卷。
第十條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第十一條 歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。
第十二條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。
第十三條 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第十四條 立檔案卷要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，整齊劃一，手續(xù)完備。案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
第十五條 按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
第十六條 按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
第十七條 遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)學(xué)會(huì)檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
第十八條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按序排列編號(hào)，并設(shè)登記簿，以備查閱。借閱檔案材料要填寫《中國(guó)太平洋學(xué)會(huì)檔案借閱審批單》，經(jīng)學(xué)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱，閱后及時(shí)歸還，防止丟失。重要資料內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。
第十九條 不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
第二十條 愛護(hù)檔案，保持整潔，不得在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。不得拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；
第二十一條 借閱檔案不得轉(zhuǎn)借，必須專人專用。用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須另行辦理續(xù)借手續(xù)。
